O ponto, uma questão para ser lida com atenção!

A BASE DE TUDO

Neste departamento são 12 assistentes administrativos.

recolhendo informações do relógio fora da rede

Antigamente cada um ficava na própria base de conferência, mas com a instalação da fibra ótica, para facilitar o fluxo de informações em rede, agora eles se concentraram em 3 bases, onde esta tecnologia está inicialmente instalada, por isso existem as 4 bases do GRH.

Eles conferem folha por folha dos relatórios, que preenchemos nos dias 15 e 30 de cada mês. Então são 2 ciclos seguidos e intermináveis. De 1 à 25  e de 26 à 10. No dia que acaba o ciclo começa a correria, dos 36 relógios de ponto, 12 não estão em rede, e são esses os mais distantes, que ficam no fundão da zona leste, da zona sul, detrans e túneis.

O CICLO

Fora da rede

Por estarem fora do sistema, começa uma busca física, alguns dos funcionários desta equipe vão até os locais e descarregam as informações  do relógio em pen drives, que às vezes estão sujeitos a falhas e perda de informações do equipamento. Em 2 ou 3 dias todas essas informações precisam estar reunidas para gerarem dentro do sistema todos os 4.600 relatórios, só aí são encaminhados para as áreas, com prazo de 48 horas para retorno e já preenchidos.

pilhas de relatórios de ocorrências

Quando estes relatórios retornam, começa um novo ciclo, pois tudo que foi escrito a mão pelo funcionário é digitado por eles, para dentro do sistema. Uma média de 500 folhas por pessoa. O que deve ser feito em no máximo 2 dias, para que haja uma nova conferência de todos os dados. 

Em seguida passa pontualmente para o setor da folha de pagamento, que tem o cálculo para fazer de cada um e conferir tudo de novo, retorna um feed back, para equipe do ponto e então segue para equipe dos benefícios, também para seus cálculos devidos e conferência. 

E só então fecha-se a folha de pagamento, que segue para o financeiro. Enviam alguns holerites por e-mail, mas a maior parte vai para a impressão, envelopamento, etiquetamento dos envelopes e malotes para cada área, tudo feito lá dentro. Os motoristas entram nesta força tarefa fazendo a distribuição, para que chegue em todas as bases, antes do pagamento sair.
Finalizando o ciclo e começa tudo de novo.

AS DIFICULDADES

Essa sincronia entre as equipes é feita com enorme atenção por todos, para que nada saia errado. Porém, se já parece uma rotina enorme, na verdade é pior que isso. Na digitação das folhas aparecem os problemas:

arquivos de 1 ano dos relatórios

1. Atestado Médico. O DSS emite uma lista semanal de atestados para o GRH, a cada linha de atestado que aparece no relatório, o funcionário, que está digitando, tem que parar e conferir a lista de atestados;
2. Mudanças de horário. Quando as pessoas mudam de horário, fim de semana ou são emprestadas para outra área e nada disso é comunicado por CI, o sistema não aceita a digitação, então mais uma interrupção para uma busca num bolo de CI's (comunicado interno) ou contato para averiguação;
3. Falta de relatórios. Folhas que não chegam e o sistema acusa.

E enquanto todo esse trabalho minucioso acontece, nada de paz e tranquilidade, que deveriam ocorrer para o tipo de atividade, porque o telefone não pára de tocar. Tudo ao mesmo tempo e agora. Essa é a vida do GRH.

AS DEFICIÊNCIAS

Como a CET demorou muito para instalar os relógios de ponto eletrônico e o fez praticamente no final do prazo, ficamos sem contrato de manutenção. A cada falha que ocorre é necessário acionar a empresa, que instalou os equipamentos e a cada visita, mais dinheiro, pois todas as visitas são cobradas.

Uma coisa simples que complica, como o papel que acabou para emitir o comprovante, a máquina pára de registrar. Então mais uma vez o serviço corrido do ponto é interrompido, pois a área liga lá e algum deles tem que parar toda digitação e conferência e ir no local repor a bobina.

Há alguns locais  em que as pessoas são mais proativas e fazem a troca da bobina, que é uma coisa simples de aprender e executar , uma atitude simples de boa vontade, que ajuda o funcionamento do todo.

A falta de efetivo também atinge esta área, 2 funcionários saíram no PDV, sobrecarregando a partilha entre os demais. Então no mínimo 2 empregados a mais seriam necessários, 3 seria o ideal.

e mais arquivos de relatórios

O ERRO MAIS COMUM 

O erro mais comum que se nota é a falta de atenção ao preencher seu relatório. A pessoa copia a mesma coisa, a lista toda e não percebe que no meio tem um sábado ou domingo, que é um regime diferente de horas.

Os digitadores percebem o erro mas não podem alterar por conta própria, porque tem que passar para o sistema exatamente o que foi feito pelo funcionário, isto é um documento. Também como efetuam cerca de 500 folhas em 2 dias, com muitas interrupções, conferências e atendimentos simultaneamente, não há tempo hábil para ligar para cada funcionário que errou, para avisar, pois todos correm contra o tempo.

Em função de um erro do funcionário o pagamento dele sai errado e ainda ligam para reclamar com o GRH, e até nas representações com a seguinte frase: "Você me deixou sem pagamento". E lá vão eles no arquivo procurar a folha, que já está arquivada, para responder onde está o erro, que normalmente foi no preenchimento.

A ROTINA QUE NÃO É ROTINA

Tudo parece maçante e metódico, sempre igual, engano seu. A cada ciclo há alterações e novidades sobre a mesma rotina. No dia da nossa entrevista tinha acabado de chegar uma decisão sobre as horas extras, que já estavam prontas.  Então uma nova lista seria gerada dos que se enquadravam na questão. E desta lista de funcionários, seria preciso entrar no sistema dia por dia de cada um, para ser alterado. Tudo muito trabalhoso, demorado e com a necessidade de ser feito em tempo recorde.

E quando um da equipe se ausenta, por férias ou licença maternidade, por exemplo, tudo é redistribuído e reorganizado.

CURIOSIDADES

1. Realmente não se pode rasurar o relatório, porque é um documento que ficará arquivado, que pode ser usado para uma consulta ou até num possível processo,  neste caso este relatório vai parar na mão de um juiz.
2. Apenas o que é necessário, ser descrito, são apontamentos de horas extras e serviço externo. Atestado médico e os demais códigos não são necessários as descrições.

DICAS

Quando chega nosso relatório de ponto 2 vezes por mês e achamos chato preencher tudo aquilo, imagina o que é ler, digitar e conferir 500 folhas daquelas.

O trabalho desta equipe é sobretudo regido por 2 palavras: atenção e prazo.

1. Quando chegar seu relatório, busque-o, se interesse, preencha com máxima atenção, porque o que você fizer é que gerará o resultado na sua conta.
2. Colabore, com quem colabora com você e faça dentro do prazo, o quanto antes entregue-o, é de seu interesse.
3. As áreas tem o costume de juntar todo o montante para o chefe do departamento assinar e enviar o lote num pacote só, percebemos que mais produtivo seria ir mandando as folhas conforme ficam prontas, mesmo que em parcelas, antes das 48hs de prazo. Isso agiliza o processo da digitação e conferência.
4. Quando houver alteração de horário, letra de final de semana ou área, envie uma CI, o mais rápido possível.
5. Aos lideres responsáveis pelas assinaturas, não protelem. 
6. Às áreas: se disponham a aprender e repor a bobina do relógio de ponto, uma atitude tão simples que agiliza o sistema.

Quando conhecemos todo o processo, percebemos o nosso grau de responsabilidade. E neste caso, um extenso e trabalhoso processo, que o resultado final é particular. 
Então, o que mais aprendemos neste vasto conhecimento do que e quem está por trás do nosso salário, por ele estar na conta sem nunca atrasar, é que fazemos parte de um todo, que não enxergamos, mas eles estão ali sagradamente cumprindo sua parte, contribua com a sua, que é a menor parcela, mas do seu maior interesse.